Verdrink niet in je planningen! Plannen is een kunst.

Kies een Software Systeem dat jullie planningen ondersteunt en meer

Door: Angelique Toorians, 12 augustus 2023

Het identificeren van het "perfecte" software systeem voor planningen hangt af van verschillende factoren, waaronder de specifieke behoeften van jouw bedrijf, de complexiteit van projecten en jouw persoonlijke voorkeuren. Er is geen one-size-fits-all antwoord, maar wij willen je een Software Systeem aanraden: Spire Essentials!

Maar voordat we meer vertellen over onze Spire Essentials, Sector Packages, Building Blocks en Maatwerk voor jullie eigen Spire Private Cloud Platform, willen we kort ingaan op de risico’s die je loopt wanneer de planning van projecten niet goed geregeld is.

Risico’s van slechte of onduidelijke planningen

1. Vertragingen: onvoldoende planning leidt bijna altijd tot vertragingen bij het voltooien van taken en fases van een project. Gevolg: een domino-effect en het uitlopen van de volledige projectplanning.
2. Budgetoverschrijding: als er in de planning onvoldoende rekening is gehouden met de benodigde tijd en middelen, dan zullen de kosten stijgen. Onjuiste ramingen van budgetten vormen een groot risico voor het financiële succes van het project.
3. Scope Creep: een slechte planning kan tot onvoldoende afbakening van het projectbereik leiden. Er worden steeds meer taken en onderdelen aan het project toegevoegd, wat de oorspronkelijke planning in de war stuurt en extra kosten en vertragingen tot gevolg heeft. Lees meer over Scope Creep in dit artikel.
4. Resource Overload: een gebrekkige planning kan tot overbelasting van personeel, apparatuur en andere middelen leiden, met als risico verminderde kwaliteit, grotere kans op fouten en burn-out of verminderde motivatie bij teamleden.
5. Kwaliteitsproblemen: in de planning zal voldoende tijd moeten worden ingepland voor testen en kwaliteitsborging. Als de planning te krap is of onvoldoende rekening houdt met deze onderdelen, kunnen er kwaliteitsproblemen ontstaan. Je klant zal  gefrustreerd en ontevreden raken en het vertrouwen in het project zal schade oplopen.
6. Gebrek aan betrokkenheid: een slecht opgezette planning kan een gebrek aan betrokkenheid en duidelijkheid bij het projectteam tot gevolg hebben. Teamleden begrijpen misschien niet wat er van hen verwacht wordt en hun inzet, vertrouwen en inbreng zal beduidend verminderen.
7. Communicatieproblemen: goede communicatie is key. Als de planning niet duidelijk wordt gecommuniceerd naar alle belanghebbenden, dan kunnen er misverstanden ontstaan en dat zal een soepele en goede samenwerking in de weg staan.
8. Risico-overzicht ontbreekt: in de planning zal ook voldoende aandacht moeten worden besteed aan het risicobeheer. Als risicomanagement ontbreekt dan zullen potentiële problemen niet worden geïdentificeerd en aangepakt, wat de resultaten van het project in gevaar kan brengen.
9. Verlies van concurrentiepositie: wanneer jullie projecten herhaaldelijk te maken hebben met vertragingen en problemen, als gevolg van slechte planning, dan zal dat onvermijdelijk jullie concurrentiepositie aantasten.
10. Reputatiebeschadiging: volgend op punt 9; herhaaldelijk mislukte of vertraagde projecten, als gevolg van slechte planning, zal jullie reputatie beschadigen, zowel intern, als extern, bij klanten en partners.

Planning met Spire

Jullie kunnen je eigen Spire Private Cloud Platform samenstellen. De mogelijkheden zijn eindeloos. Hier een kort overzicht van enkele mogelijkheden die Spire biedt:

Projectmanagement - Functionaliteit voor het beheren en plannen van projecten, inclusief het toewijzen van taken, het beheren van de voortgang, het bewaken van deadlines en de communicatie met het projectteam. Met een planbord met kalenderweergave. Een visuele planningstool waarmee taken en afspraken kunnen worden gepland en gevolgd.

Projectdocumenten - Toevoegen en beheren van documenten zoals tekeningen, calculaties, foto’s, offertes, facturen, notulen en andere projectdocumentatie.

Projectcalculatie - Een tool om projectkosten te berekenen en te begroten.

Projectofferte - Functionaliteit voor het maken en beheren van offertes voor projecten, inclusief het opstellen van prijsvoorstellen en -specificaties.

Inkoop-orderverwerking - Mogelijkheid om bestellingen en leveringen te beheren, inclusief het bijhouden van voorraadniveaus en het genereren van inkooporders. Met bijvoorbeeld een App voor inkoop-orderverwerking, een mobiele applicatie waarmee medewerkers bestellingen kunnen verwerken en bijhouden.

Projectadministratie - Functionaliteit voor het bijhouden van projectgerelateerde kosten, zoals tijdsinzet van co-workers (eigen mensen en ZZP-ers), verbruiksmaterialen, en inzet van bedrijfsmiddelen.

Project-facturatie - Facturatie op projectbasis.

Tijdregistratie App - Uitbreiding van de ‘MyTask ToDo App’ - een tool waarin medewerkers hun gewerkte uren bijhouden.

Spire Essentials Systeem

Spire Essentials is het basis systeem dat uitgebreid kan worden met Spire Packages,  Extensies, Building Blocks en Maatwerk. Het systeem wordt volledig in overleg met jullie en jullie medewerkers gebouwd en volledig afgestemd op jullie wensen, behoeften en de bedrijfsprocessen.

Wij onderhouden het systeem. Wij updaten het systeem. Wij beveiligen het systeem. Wij zijn 24/7 beschikbaar voor vragen of problemen.

Neem vrijblijvend contact met ons op en dan bekijken we samen hoe wij jullie van dienst kunnen zijn.

SpireSolutions - Digital Transformation Made Easy