Scope Creep: wat is dat eigenlijk en hoe voorkom je het?
Je denkt misschien Scope Creep, is dat een echte term? En wat betekent dit dan? Scope Creep is een veelgebruikte term in projectmanagement, en is het bijna onmerkbare proces waarbij de scope van een project langzaam maar zeker steeds verder wordt uitgebreid, met alle gevolgen van dien.
Hoe voorkom je Scope Creep? Scope Creep is het proces waarbij een project dus langzaam maar zeker groter en groter wordt. Een soort van sluipend of glijdend proces, waar je je vaak niet bewust van bent. Er zijn verschillende redenen voor het ontstaan van Scope Creep, maar het belangrijkste is; hoe voorkom je Scope Creep?
Voor alle Projectmanagers onder ons, deze 4 punten wil je helder hebben, voordat je begint:
1. Een duidelijke projectscope: stel samen met de opdrachtgever een duidelijke projectscope op. Dit betekent in de praktijk het bepalen en documenteren van een lijst met specifieke projectdoelen, resultaten, taken, kosten en datum van oplevering. De projectscope biedt structuur en vormt de basis van het project.
2. Duidelijke en realistische doelstellingen: met duidelijk gedefinieerde doelstellingen weten medewerkers wat prioriteit heeft en wat de deadlines zijn. Wees ook realistisch voor wat betreft de taken, oplevering en de datum van oplevering. Ofwel: hoeveel kan er in alle redelijkheid in een bepaalde periode bereikt worden? Evalueer geregeld met elkaar wat de stand van zaken is.
3. Goede communicatie: een andere belangrijke factor is communicatie. Formele en informele communicatie. Een opdrachtgever kan soms iets meer willen dan is afgesproken. Waardoor er wat druk komt te staan op de balans tussen het bewaren van de goede banden, en de kans dat de Project Scope uit het oog wordt verloren. Daarom is het heel belangrijk om altijd de formele weg te blijven volgen, als een wijziging wordt overwogen. Zorg ook voor korte communicatielijnen met de belangrijkste spelers in jouw project, zowel binnen jullie eigen organisatie als bij de opdrachtgever.
4. Een simpel en duidelijk wijzigingsproces: bespreek een eventuele wijziging van de scope in de stuurgroep van het project. Overleg of de wijziging nodig is, en wat de gevolgen van een wijziging zullen zijn voor de werkzaamheden, de opleverdata en wat het meerwerk gaat kosten. Zorg dat de stuurgroep niet te groot is, maar dat wel alle belangrijke partners vertegenwoordigd zijn. Leg de wijziging(en) en de gevolgen qua tijd, werkzaamheden en kosten vast in een wijzigingsdocument. Zo zorg je voor openheid en duidelijkheid voor iedereen. Sla deze stap niet over, ook al lijkt het soms gemakkelijker. De gevolgen kunnen groter zijn, dan je denkt.
Gevolgen Scope Creep
Uit bovenstaande kunnen we concluderen dat Scope Creep als het ware een sluipend proces is waardoor een project veel groter wordt dan in het begin was afgesproken tussen de partijen. Het gevolg is dat de kosten veel hoger kunnen uitvallen, dat deadlines niet worden gehaald en dat de eigenlijke doelstellingen en/of eindresultaten zelfs volledig op de achtergrond raken.
Bereid jezelf goed voor
Wees je bewust van het proces van Scope Creep. Het gebeurd ongemerkt. Zorg dat je tijdens het volledige project overzicht en inzicht houdt over de Project Scope. Laat je niet verleiden, om op verzoek van een opdrachtgever of jouw manager veranderingen door te voeren, zonder overleg met de stuurgroep. Blijf in contact met de contactpersonen van de opdrachtgever en met jouw medewerkers. Evalueer geregeld met elkaar en volg de formele weg van het wijzigingsproces, waardoor je op grond van feitelijke en meetbare factoren overgaat tot een eventuele wijziging van de scope van jullie project.
Wij bij Spiresolutions bieden diverse software- en coaching oplossingen die je kunnen ondersteunen bij het voorkomen van Scope Creep. Neem vrijblijvend contact met ons op om samen te kijken wat wij voor jou kunnen betekenen.
Reacties
Een reactie posten