5 dingen die je moet doen om je ERP implementatie-budget niet gierend uit de hand te laten lopen
Door: Serge Janssen Daalen, 22 mei 2023
De overstap naar een ERP-systeem is niet niks. En het vergt dan ook een grondige voorbereiding. Zo is het belangrijk helder te hebben hoe de processen binnen jullie organisatie verlopen en wat het budget is, voor het nieuwe aan te schaffen ERP systeem. Geen enkele projectleider of manager wil dat het budget van een project wordt overschreden. Het kan immers leiden tot financiële problemen, vertragingen en enorme frustraties.
In deze blog zal ik wat dieper ingaan op de valkuilen die kunnen komen kijken bij het bepalen van de kosten van de implementatie van een ERP-systeem, hoe jullie budget-overstijgingen kunnen vermijden en controle te blijven houden.
Probleem 1: Onrealistische inschattingen Eén van de grootste valkuilen bij het bepalen van de kosten, is het maken van onrealistische inschattingen. Men is vaak te optimistisch over de kosten of de tijd die nodig is voor een ERP implementatieproject. Het is essentieel om realistisch te blijven en een gedegen analyse te maken, voordat je je budget vaststelt. Onderzoek grondig alle kostenfactoren en zorg ervoor dat je een buffer opneemt voor onvoorziene omstandigheden.
Probleem 2: Slecht projectmanagement Een gebrek aan goed projectmanagement kan rampzalig zijn voor je budget. Het niet volgen van deadlines, slechte communicatie en een gebrek aan controle kunnen leiden tot extra kosten en vertragingen. Zorg ervoor dat je één persoon aanstelt met ervaring als projectmanager die het volledige project efficiënt beheert.
Probleem 3: Scope Creep Scope Creep is een term die gebruikt wordt wanneer een project steeds groter en uitgebreider wordt dan oorspronkelijk was gepland. Scope Creep leidt onvermijdelijk tot hogere kosten. Zorg voor een duidelijk gedefinieerde project-scope en als er sprake is van wijzigingen, zorg dan dat deze op feiten worden beoordeeld, voordat ze worden geïmplementeerd. Houd controle over de scope van het project en zorg ervoor dat wijzigingen worden gedocumenteerd en goedgekeurd.
Probleem 4: Onvoldoende leveranciersmanagement Een ander risico is dat er niet voldoende wordt nagedacht over wie de leverancier van het ERP-systeem wordt. Waar zijn jullie naar op zoek? Wat bieden deze leveranciers? Is er een match? Het kan leiden tot slechte onderhandelingen, onduidelijke contracten of een gebrek aan controle. Als dit gebeurt dan zal dit onvermijdelijk tot onvoorziene kosten leiden. Zorg ervoor dat jullie een sterke relatie opbouwen met jullie leverancier, en dat er duidelijke contracten worden opgesteld waarbij de voortgang, de prestaties en kosten geregeld worden geëvalueerd.
Probleem 5: Geen budgetbewaking Budgetten zijn essentieel. Het regelmatig controleren en bewaken van het projectbudget is een must! Dit omvat onder andere het bijhouden van kosten, het identificeren van afwijkingen en indien nodig, het doorvoeren van corrigerende maatregelen. Maak gebruik van budget tracking tools en stel periodieke rapportages op om een duidelijk inzicht en overzicht over de financiële status van het project te krijgen en behouden.
Conclusie De controle en het beheer van het budget van ERP-implementatieprojecten is van cruciaal belang voor het succes van ieder project. Vermijd de valkuilen en neem op tijd de juiste maatregelen. Wees realistisch in jullie inschatting (of vraag verduidelijking bij je toekomstige ERP leverancier), investeer in goed projectmanagement, bewaak de scope en het budget. Spire kan jullie hierbij helpen en begeleiden. Neem contact met ons op en laten we samen uitzoeken wat er het beste bij jullie organisatie past en hoe we samen een perfect ERP-systeem voor jullie bedrijf kunnen bouwen.
Reacties
Een reactie posten